Sanierung einer Druckerei

Sanierung einer Druckerei

1. Die Zielvorgabe

Der Firmenchef war in Sorge. Er konnte wegen der schlechten Ertragslage das Weihnachtsgeld für sein Personal nicht finanzieren. Auch der von ihm angestrebte Umsatzzuwachs von € 100.000 wollte sich nicht einstellen. Im Hinblick darauf formulierte er folgende Ziele:

  1. die Ertragslage verbessern.
  2. das Urlaubs- und Weihnachtsgeld für das Personal sicherstellen,
  3. den Umsatz erhöhen.

Zur Realisierung seiner Zielvorgaben war er damit einverstanden, den synergetischen Lösungsansatz wie folgt umzusetzen:

1.1 Die Erwartungen feststellen

In einem Workshop mit dem Firmenchef und seinen acht Führungskräften stellte der Coach dazu folgende Frage:

Welche Erwartungen verknüpfen Sie mit dem Ergebnis der Zielvorgaben?

In einem Brainwriting wurden von den Führungskräften folgende Erwartungen zu den Zielvorgaben des Firmenchefs genannt (jedes Rechteck entspricht einem Kärtchen):

Handwerkszeug, um Ziele gemeinsam zu erreichen Ehrliche, neutrale Beurteilung des Unternehmens Arbeitsabläufe organisieren
Arbeitsabläufe miteinander verbessern Das Miteinander trainieren Das Unternehmen soll auf gesunden Beinen stehen.
Der Infofluss soll besser werden Unser Know-how-Potential soll optimal genutzt werden Freude am Arbeiten
Mehr Umsatz, um Löhne und Arbeitsplätze zu sichern Nicht nur reden, sondern auch handeln Das Gehörte soll auch umgesetzt werden.

Die Interessen der Führungskräfte der Druckerei sind dadurch zu einem gemeinsamen Wissensbild für das weitere Vorgehen sowohl visualisiert als auch dokumentiert.

1.2 Die Ziele bewerten

Zu diesem Zweck setzt die Business Synergetik die Technik der Punktvergabe ein. Die Führungskräfte bewerteten auf dieser Grundlage die von ihnen formulierten Ziele wie folgt (Auszug):

 

Ziele Punkte
EDV einführen (neue Software) 8
Urlaubs- und Weihnachtsgeld sicherstellen 6
reibungslosen Zahlungsfluss sichern 3
Umsatz erhöhen 3
den gesamten Informationsfluss verbessern 3
verfügbare Kapazitäten besser nutzen 3
Teamgeist entwickeln 3
Kompetenzbereiche genau abgrenzen 2
telefonischen Kundenkontakt sicherstellen 1
Gesamt 32

 

Die Zahl der pro Person zu vergebende Punkte entspricht der Hälfte der Anwesenden (= 4), wobei pro Ziel nicht mehr als 2 Punkte vergeben werden durften. Dies macht insgesamt 32 Punkte aus.

1.3 Die Störfelder feststellen

Im Anschluss an die Bewertung der zu treffenden Maßnahmen bzw. der neuen Ziele ist die Rangfolge für deren Verwirklichung vom Firmeneigner festzulegen und zu begründen. Dabei kann sich ein von der Gruppe als weniger wichtig eingeschätztes Ziel als besonders bedeutend oder sogar als Störfeld erweisen. Beispiel für Letzteres ist die zeitlich verzögerte Zusendung der Rechnungen, anstatt sie gleichzeitig mit der Ware den Kunden zu stellen. Die finanziellen Schwierigkeiten entstanden, weil dadurch einige Leistungen in Vergessenheit gerieten und deshalb nicht berechnet wurden.

Folge des dadurch verspäteten Zahlungseingangs waren unnötiger Zinsaufwand und Kapitaleinsatz. Bei einwandfreier Berechnung der erbrachten Leistungen und gleichzeitiger Zustellung von Ware und Rechnung wären aus dem Cash Flow sogar Zinserträge zu erwirtschaften gewesen.

1.4 Die Arbeitskräfte einbinden

Das Ermitteln der Verbesserungsmöglichkeiten ist naturgemäß ebenfalls geprägt von den Visionen (persönliche Vorstellungen) der in einem sozialen System verbundenen Menschen. Bei einer Betriebsversammlung wurden die von der Geschäftsleitung erarbeiteten neuen Ziele vorgestellt. Im Anschluss daran setzte der Coach erneut die Technik des Brainwriting ein und stellte den Arbeitskräften (von 56 waren 34 anwesend) folgende Fragen:

  1. Welche Ziele haben Sie, die Sie selbst, Ihre Kolleginnen und Kollegen bzw. das Unternehmen verfolgen sollten?
  2. In welchen Bereichen sehen Sie Ansätze für Verbesserungen?

Dazu konnten 34 Arbeitskräfte je 5 Punkte vergeben, maximal 2 pro Ziel. Insgesamt ergab sich folgendes Ergebnis (Auszug):

Ziele Punkte
Löhne und Gehälter bargeldlos überweisen

Finanzielle Rücklagen bilden

Maschinenführer statt Führungskräfte an den Maschinen einsetzen

Firmeneigene Immobilie anschaffen

Maschinen warten

Pausen der Mitarbeiter einhalten

35

22

15

14

14

14

2. Die Nachhaltigkeit sichern

Unter Nachhaltigkeit versteht die Business Synergetik die Sicherung der Lebenshaltung (Existenz), Liquidität (Zahlungsfähigkeit) und Bonität (Kreditwürdigkeit) sowie die innovative (erneuernde) Weiterentwicklung sozialer Systeme. Zu diesem Zweck wurde das ökonomische Prinzip wie folgt umgesetzt:

2.1 Die Prioritäten festlegen

Der Eigentümer der Druckerei entschied, das Problem der Rechnungstellung als erstes zu lösen. Daraus kann jedoch noch keine objektive Bewertung der Ziele aus der Gesamtverantwortung für die Druckerei abgeleitet werden. Dazu ist es erforderlich, die Ziele unter den Parametern von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu analysieren. Für diese Analyse werden folgende 4 Prioritätsstufen herangezogen:

Priorität A Ziele, deren Verwirklichung wichtig und dringlich ist;
Priorität B Ziele, deren Verwirklichung wichtig, jedoch nicht dringlich ist (im Anschluss an die Ziele der Priorität A mit Terminvorgabe umsetzen);
Priorität C Ziele, deren Verwirklichung dringend, jedoch unwichtig ist (bei ausreichend vorhandenem Personal parallel zu den Prioritäten A und B umsetzen);
Priorität D Ziele, deren Verwirklichung weder dringlich noch wichtig ist (in diesen Fällen ist zu prüfen, ob sich das Umsetzen lohnt, wobei die Auswirkungen auf die Finanzen und die Motivation zu berücksichtigen sind).

 

Diese von der Gruppe erarbeitete Prioritätenliste ist ein weiteres gemeinsames Ausgangsbild des Wissens und damit wichtig für die Motivation. In Verbindung mit der Entscheidung des Eigentümers ergibt sich die zweifelsfrei neue Zielvorgabe.

2.2 Die Realisierungen anordnen

Die Reihenfolge der Realisierungen orientiert sich an dem bestmöglichen für die Druckerei erzielbaren Nutzen. Zu den von seinen Führungskräften bewerteten Verbesserungsmöglichkeiten hat der Firmenchef folgende Reihenfolge der Wichtigkeit und Dringlichkeit angeordnet:

  1. die Kundenrechnungen parallel zur Warenauslieferung bearbeiten;
  2. Kundenangelegenheiten bearbeiten;
  3. Angebote bearbeiten.

Mit dieser Reihenfolge der Aufgabenerfüllung wollte der Firmenchef

  1. die Berechnung aller Dienstleistungen sicherstellen,
  2. den Zahlungsfluss verbessern und dadurch Zinsausfall und Kapitalverlust vermeiden,
  3. die Reaktionszeit auf Kundenwünsche reduzieren und
  4. die Lieferzeiten verkürzen (die Mehrzahl der Angebote führte zu Aufträgen).

2.3 Den Zeitrahmen festlegen

Ein Zeitrahmen zum Verfolgen von Zielen erleichtert die Kontrolle des erzielten Fortschritts und das Anpassen der Zielvorgaben an veränderte Umstände. Für seine Druckerei hat der Eigentümer für die von ihm angeordnete Reihenfolge der Realisierung folgenden Zeitrahmen festgelegt (Auszug):

Ziele Zeitraum
EDV einführen (neue Software) sobald Geldmittel vorhanden sind
Urlaubs- und Weihnachtsgeld sicherstellen ist von der Liquidität abhängig
reibungslosen Zahlungsfluss sichern permanent
Umsatz erhöhen permanent
den gesamten Informationsfluss verbessern permanent
verfügbare Kapazitäten besser nutzen permanent

3. Den Nutzen bewerten

Zitat: Es liegt an uns (den Führungskräften), wenn es uns bislang nicht gelungen ist, das ungeheure Potenzial der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erschließen.[1] Die Business Synergetik hat auf dieser Grundlage in Zusammenarbeit mit dem Firmeneigner und seinen Führungs- und Arbeitskräften folgenden Nutzen erzielt:

3.1 Die Diversifikation

Der Firmenchef hat seine Gewinnchancen verbessert, indem er sein Angebot um 3 neue Betriebszweige erweitert und auf 4 GmbHs verteilt hat. Insgesamt gesehen haben die getroffenen Maßnahmen dazu beigetragen, die finanziellen Risiken für den Eigentümer der Druckerei abzubauen und seine Firmen und die damit verbundenen Arbeitsplätze nachhaltig zu sichern. Dieses Vorgehen wird in der Wirtschaft als Diversifikation bezeichnet.

3.2 Die Kontrolle und Steuerung

Die Business Synergetik berücksichtigt auch die im menschlichen Gehirn ablaufenden Denk-, Lern- und Speicherprozesse und sichert die Arbeitsergebnisse gehirn- und computertechnisch ab. Der Firmenchef hat auf dieser Grundlage die Möglichkeit, seine Zielvorgaben im Hinblick auf den erzielten Nutzen zu kontrollieren und zu steuern. Im Einzelnen konnte er

  1. das Urlaubs- und Weihnachtsgeld für sein Personal gewährleisten,
  2. seine finanziellen Risiken reduzieren,
  3. seine unternehmerischen Chancen verbessern,
  4. die Ertragslage seiner GmbHs nachhaltig sichern,
  5. seine Bonität, Liquidität und Wirtschaftskraft stärken und
  6. den sozialen Frieden in seinen Unternehmen nachhaltig sichern.

3.3 Die Gesamtsituation

Bereits nach drei Monaten Beratungszeit waren durch den Zukauf des Kundenpotentials eines Konkurrenten (der Firmeninhaber setzte sich zur Ruhe) € 360.000 Umsatzzuwachs pro Jahr realisiert. Dann wurden die personellen Ressourcen durch die Einstellung eines neuen Mitarbeiters aufgestockt. Das Ergebnis: € 425.000 Umsatzzuwachs pro Jahr. Insgesamt erbrachten alle getroffenen Maßnahmen bis zum Ende der 1½jährigen Beratungsdauer einen Mehrumsatz von € 1,2 Mio. pro Jahr. Darüber hinaus war die Ertragslage wieder positiv und sowohl das Urlaubs- als auch das Weihnachtsgeld gesichert: schall-drucktechnik.de

[1] Vgl. Günther H. Schust: Total Performance Management, Ausgabe 1994, Seite 65

Bewertung

Bewertungen

Mein Druckereiunternehmen war durch verschiedene Ursachen in Schräglage und es war schnelles Handeln geboten. Aus diesem Grund entschloss ich mich, für mein Unternehmen mit ca. 85 Mitarbeitern eine Betriebsberatung hinzuziehen.

Es war für mich nicht einfach, einen passenden Partner für diese Aufgabe zu gewinnen. Das Angebot ist sehr groß und den Erfolg kann man erst nach der Beratungszeit feststellen. Nach den ersten Gesprächen mit Herrn Ludwig Utz fasste ich Vertrauen zu ihm sowie zu der von ihm vorgeschlagenen Vorgehensweise. Daraus entwickelte sich schnell gegenseitige Sympathie, ja sogar eine Freundschaft.

Bei Vorgesprächen haben wir die Ist-Situation festgestellt und die Ziele definiert. Durch disziplinierte Zusammenarbeit mit meinem Führungspersonal haben wir neue Arbeitswege erschlossen, Ziele gesteckt und methodisch umgesetzt. Nach einer Beratungszeit von ca. 1 ½ Jahren war aus meinem angeschlagenem Druckereibetrieb ein ertragreiches Wirtschaftsunternehmen entstanden.

Aufgrund des neu erworbenen Wissens wurde ich „süchtig“ nach Erfolg. In Fortführung der 1998 begonnenen Reorganisation habe ich als Konsequenz meine Unternehmen komplett neu strukturiert. Die während der Beratungszeit hinzugekommenen Betriebszweige sowie die erarbeiteten Strukturen habe ich gemeinsam mit meinem Führungspersonal weiterentwickelt und zu einer Spezialdruckerei ausgebaut. Ich arbeite heute mit meinen Unternehmen sehr intensiv im Sicherheitsdruck mit Schwerpunkt Wertgutscheine. Die weiteren Produktionsbereiche umfassen Stahlstichdruck, Heißfolienprägedruck, Hologrammdruck und Blindprägedruck.

„Die Druckereibetriebe Martin Schall GmbH & Co. KG bestehen heute aus vier mit jeweils eigenen Schwerpunkten operierende GmbHs, von denen alle Gewinne bringen. Ich habe erneut gelernt:

“Wenn du nur das tust, was du kannst, bleibst du der, der du bist.”

Und weiterentwickeln möchte sich doch jeder. Oder Sie etwa nicht? Deshalb ein Ratschlag von mir:

Jetzt handeln, später profitieren!

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